Тендер – как избежать ошибок?
Проведение тендера – дело трудоемкое и сложное, требующее основательной подготовки и четкой организации каждого этапа конкурса. Помимо грамотно составленного пакета тендерной документации необходимо иметь опыт оптимального подбора участников торгов и правильной оценки их предложений. Избежать ошибок в этом процессе поможет привлечение квалифицированных специалистов.
Как было показано в статье «Тендер заказывали?» (PFM № 8), грамотная подготовка тендерной документации – задача чрезвычайно сложная, далеко не каждая компания, имеющая намерение провести тендер, может ней справиться. «Причем часто работу по подготовке тендерного задания поручают секретарям, – отмечает Андрей Филиппов, руководитель Отдела маркетинга и продаж Colliers International FM. – В результате получается некое упрощенное описание объекта с минимумом необходимой информации, совершенно непригодное для анализа и бюджетирования». А последствия нечетко сформулированных требований к подрядчику бывают весьма неприятными, особенно с точки зрения дополнительных затрат на этапе эксплуатации объекта. Поэтому, подчеркивает Андрей Филиппов, к составлению тендерного задания в обязательном порядке должны привлекаться технические специалисты (инженеры).
Роль консультантов
По мнению Михаила Вовшина, гендиректора УК «Цеппелин», подход к этому вопросу во многом зависит от целей заказчика: «Если заказчик проводит честный тендер, то для составления грамотного тендерного задания он либо привлекает квалифицированного технического специалиста (или коллектив специалистов), либо нанимает профессиональную компанию-консультанта, причем это может быть и международная компания». Выбор в пользу сторонней компании-консультанта, считает Михаил Вовшин, предпочтительнее по причине ее незаинтересованности в результате тендера и высоком уровне компетенции: «При этом затраты на привлечение такого консультанта целиком окупаются в течение нескольких месяцев (от трех до шести) работы по контракту победителя тендера. В последнее время становится особенно популярным выбор подрядчика по результатам электронных торгов, которые проводятся во втором или даже третьем этапе тендера и являются по сути его апофеозом». Как отмечает Марина Муслимова, начальник отдела продаж компании «Маторин», в случае привлечения подобной организации тендерное задание получится в любом случае профессиональнее, нежели составленное дилетантами.
Нередки случаи, когда заказчик разрабатывает тендерное задание совместно с профессиональной управляющей компанией. Алгоритм взаимодействия здесь, как правило, следующий. «УК направляет анкеты для заполнения, таким образом выявляется состав услуг, перечень инженерных систем, общие потребности клиента, – рассказывает Михаил Вовшин. – Далее необходимо согласовать с клиентом предмет предстоящего договора и четко определить состав услуги. Очень важно при подготовке коммерческого предложения посетить объекты, провести осмотр и переговорить с действующими управляющими (если объект действующий)». Конечно, на практике не все происходит гладко. «Мы предлагаем свое видение тендерного задания, пытаемся сделать его понятным, удобным и прозрачным, однако не всегда заказчик соглашается принять его за истинно верное, – признает Марина Муслимова. – Это связано прежде всего с тем, что со стороны заказчика с нами контактируют лишь рядовые исполнители, не принимающие решение и лично не заинтересованные в удачно проведенном конкурсе. Руководители же, которых не может не беспокоить данный вопрос, как правило, входят в тендерную комиссию и связаться с ними практически невозможно». Вывод, который отсюда следует, однозначен: топ-менеджеры компании, если они действительно хотят получить качественный результат по итогам тендера, должны непосредственно общаться с представителями консультирующих организаций и прислушиваться к их замечаниям.
Круг участников
Не менее важен следующий этап – определение круга потенциальных участников торгов и рассылка им приглашений и тендерного задания. «После того как принято решение о проведении тендера и составлено тендерное задание, необходимо очертить круг компаний, которым оно будет рассылаться», – говорит Андрей Филиппов. Правда, конкурс может быть закрытым, добавляет Михаил Вовшин: «Тогда тендерная документация рассылается только тем компаниям, которые были утверждены тендерной комиссией или группой лиц, принимающих решение. Если конкурс открытый, информация о нем может официально размещаться на сайте компании либо в других источниках». Перед рассылкой приглашений к участию в тендере Андрей Филиппов рекомендует подписать с компаниями-участниками соглашение о конфиденциальности (обязательство не разглашать полученную в ходе тендера информацию, данные о компании, об объекте, не тиражировать документы, чертежи и прочие конфиденциальные материалы): «Кроме того, на этом этапе важно получить официальное подтверждение компании о готовности принять участие в тендере, а также определить контактных лиц, официально уполномоченных получать и направлять соответствующую информацию».
Что касается количества участников тендера, на этом этапе ошибки совершают многие, комментирует Аслан Байзулаев, руководитель отдела управления строительством ГК «Спектрум»: «Сейчас рынок подрядных услуг вырос и появляется желание привлечь большее количество компаний-подрядчиков, чтобы выбрать лучшего. Могу привести пример, когда заказчик привлек к участию 37 организаций, но запутался. Ведь необходимо учитывать, что в ходе проведения тендера потенциальные подрядчики изучают документацию, условия, посещают строительную площадку. Соответственно каждому претенденту необходимо дать пояснения по проекту, ответить на возникающие вопросы, обеспечить возможность доступа на площадку, связать с проектировщиками и т.д. К тому же приходится обрабатывать огромный объем документации. Так что чем больше участников, тем ниже эффективность тендера». Действительно, здесь не работает принцип «чем больше, тем лучше», соглашается Андрей Филиппов: «Таких компаний не должно быть десять, пятнадцать и более, поскольку тогда невозможно будет построить со всеми эффективные коммуникации, предоставить весь необходимый объем информации об объекте, а соответственно, и получить адекватные предложения. Число компаний для участия в тендере можно ограничить пятью (максимум восемью, если предполагается проведение многоступенчатого тендера, да еще с финальными электронными торгами)». Сергей Фролов, руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами ГК «Спектрум», считает, что на этапе предквалификации может быть любое количество компаний, но к участию целесообразно приглашать не более 4-6.
При этом не следует впадать и в другую крайность. По мнению Игоря Корсакова, исполнительного директора ООО «Управляющая компания «Айтакс», в любом случае участников должно быть не менее трех: «Если меньше, то фактически это выбор без возможности выбора». Причем в финале торгов, отмечает Аслан Байзулаев, целесообразно продолжить переговоры с двумя потенциальными подрядчиками. В случае если первый претендент на стадии заключения контракта решит минимизировать риски и обязанности, то победителем можно объявить второго. Но до этого заказчик должен провести сравнительную оценку предложений потенциальных подрядчиков, что тоже требует определенных знаний.
Трудности выбора
Безошибочно сравнить предложения выбранных заказчиком участников тендера позволяет грамотно сформированное тендерное задание. По словам Михаила Вовшина, основных критериев всего три: комплектность и соответствие представленных участниками документов требованиям законодательства; оценка коммерческих предложений претендентов (цена предложения); квалификация и опыт участников (финансовая устойчивость, ресурсы, технологии, система качества и др.). Игорь Корсаков предлагает следующий перечень: цена тендерного предложения; условия расчетов; сроки выполнения работ, оказания услуг; соответствие техническим требованиям; срок предоставления гарантии качества услуг и объем предоставления гарантий; соответствие тендерного предложения условиям, изложенным в тендерной документации; опыт, репутация, надежность, финансовое состояние подрядчика; наличие полного комплекта документов, запрошенных организатором тендера. Марина Муслимова обращает внимание, что у каждого заказчика приоритеты варьируются, но главными всегда остаются три параметра: стоимость работ/услуг, соотношение цена/качества, график выполнения работ.
«Следует также отметить, что в основном сравнение претендентов происходит по заполненной анкете (или по требованиям к заявке), в связи с чем аккуратность и полнота ее заполнения имеет огромное значение, – подчеркивает Марина Муслимова. – Как показывает практика, большинство компаний не могут предоставить полный комплекс услуг, запрашиваемый в требованиях к заявке, и участвуют по неполному перечню, что, естественно, не создает им приоритета, даже если у них стоимость ниже, чем у конкурентов, так как заказчику выгодно работать с одной компанией, которая будет централизовано выполнять работы. Пакет с конкурсной документацией, как правило, проходит отдел за отделом в компании. Этапность может быть следующая: служба безопасности, коммерческий отдел и лишь потом тендерная комиссия».
Не следует забывать и о чисто техническом моменте, который, однако, имеет существенное значение: все предложения должны представляться в едином формате, чтобы можно было полученную информацию поместить в сводную таблицу для осуществления процедуры сравнения. На практике оценка осложняется еще необходимостью сравнивать компании разного уровня или разнопрофильные. Например, при участии в тендере крупного западного подрядчика и мелкой российской компании, отмечает Сергей Фролов, мы заведомо предполагаем, что у западной компании качество выше, поэтому и стоимость услуг выше. Если же для участия в тендере приглашены одноформатные компании, то результатом его должно стать выявление среднерыночной справедливой цены.
Хитрости и уловки
Не секрет, что в реальной жизни такие случае нередки, несмотря на то что, как иронизирует Михаил Вовшин, демпингуя, участник рискует покинуть тендер до его окончания. Однако бывает, что компания готова выиграть тендер по нулевой рентабельности, например, ради имиджа или портфолио. Встречаются и другие примеры. «Из нашей практики могу сказать, что некоторые компании специально демпингуют для того, чтобы хоть как-то выиграть, а впоследствии не могут реализовать взятые обязательства, чем ставят в замешательство заказчика, который вынужден продлевать аукцион, – говорит Марина Муслимова. – Подобные компании действуют под лозунгом: главное залезть на объект, потом разберемся, тем самым мешая и заказчикам и другим реальным претендентам».
Кстати говоря, грамотно составленное тендерное задание позволяет снизить угрозу демпинга. А принципиально этот вопрос решается, по мнению Михаила Вовшина, комплексным подходом, в том числе проведением тендера в два и более этапов: «Первый этап – определение состава участников, сбор первичной информации, определение правил игры, существенных условий договора и т.п. Второй этап – регламентация штатного расписания (требования к минимальному составу, количеству специалистов, графику работы и т.п.), жесткая регламентация состава услуг и применяемых материалов (по составу, количеству и т.п.), разделение предмета тендера на лоты, включение в тендерное задание пунктов, за нарушение которых следует снятие с тендера». Кроме того, по словам Алексея Мещерякова, директора по управлению недвижимостью ГК «Спектрум», есть сформировавшаяся практика отказа от первого и последнего ценового предложения (то есть самой низкой и самой высокой стоимости услуг). «Когда мы проводим тендер, – рассказывает Аслан Байзулаев, – участников, у которых ценовое предложение отклоняется от уровня остальных более чем на 20%, на второй этап не приглашаем». «Эта концепция пришла с Запада. При правильно структурированном тендере она корректна, – отмечает Алексей Мещеряков, – а при плохо организованном тендере максимальная и минимальная цена требует определенного разбора, потому что стратегия исполнителя услуг может быть разная».
В свою очередь потенциальные участники тендера тоже должны быть внимательны, поскольку встречаются и такие специфические тендеры, в которых победитель (фирма, имеющий некие отношения с руководством заказчика) известен заранее. Такие лжеконкурсы тоже можно «вычислить» по тендерному заданию. «Например, – говорит Игорь Корсаков, – когда в тендерном предложении есть пункт, который способна выполнить только одна компания, участвующая в тендере». «Первый признак – огромное число проходных параметров, которые отзеркалены именно с той компании, которая заранее является победителем, – делится опытом Марина Муслимова. – К примеру, мы столкнулись с подобным конкурсом, когда в требованиях к заявке было указано количество дипломированных ИТРовцев – 150 человек на каждом из трех объектов. Трудовые ресурсы в таком количестве и с такой квалификацией может предоставить, пожалуй, только национальный оператор». По словам Михаила Вовшина, тендерное задание может содержать избыточные требования: фиксированные завышенные платежи за специализированные работы (озеленение, электроиспытания, ежемесячные строительные работы и т.п.); завышенное количество персонала (особенно круглосуточно); необоснованные требования к наличию лицензий, сертификатов и ресурсов (например, лицензии ФСБ, собственной электролаборатории, наличие сертификатов конкретного производителя на обслуживание специализированного оборудования) и множество других нечестных приемов.
По словам Михаила Вовшина, подобное часто наблюдается в гостендерах: «В тендерном задании указываются работы, которые оцениваются, но фактически не проводятся по предварительному неформальному согласованию с заказчиком. Таким образом, участник под которого "заточен" тендер, предоставляет коммерческое предложение ниже по цене, так как оно не включает стоимость данных работ, о чем заказчик знает заранее, при этом основным критерием при выборе подрядчика выступает стоимость услуг». Однако организаторы лжеконкурсов никогда не бывают в выигрыше. Андрей Филиппов рекомендует владельцам объектов проводить тендер лишь тогда, когда они действительно собираются привлекать стороннюю компанию к управлению зданием: «В противном случае эффективной эта работа не будет. Нужно помнить, что привлекаемые к лжетендеру внешние УК в силу своего профессионализма всегда способны понять его условность». В целом, резюмирует Сергей Фролов, чем грамотнее подготовлен тендер, тем выше вероятность выбора правильного партнера, способного выполнить свои обязательства и обеспечить требуемый уровень качества выполнения работ .